Azur Rappel 2.0

Gestion automatisée des rappels clients.

Présentation

Azur Rappel 2.0 est conçu pour vous permettre:

De gérer vos rappels au jour le jour.
Une gestion simplifiée du traitement des documents.
D'"automatiser" la génération des rappels.

Ecran Azur Rappel 2.0

L'écran d'Azur Rappel 2.0 se compose de 4 onglets:

Paramètres.
Propositions.
Historique.
Service.

Paramètres

L'onglet Paramètres vous permets de:

Gérer les paramètres de sélections des clients et des documents.
Réaliser une proposition de rappel sur base des paramètres.

Propositions

L'onglet Proposition vous permets de:

Visualiser les propositions en cours.
Sélectionner /désélectionner un/des clients(s) de la proposition.
Sélectionner /désélectionner un/des document(s) de la proposition.
Lancer la génération des rappels sur base de la proposition.

Historique

L'onglet Historique vous permet de visualiser et de traiter les rappels.

Service

L'onglet Service permet de configurer un service pour qu'il génère automatiquement une proposition de rappel sur base des paramètes préalablement enregistrés.

Paramètres

L'onglet paramètres permet de choisir les paramètres:

De sélection client (Parite suppérieure de l'écran)
De sélection des documents (Partie inférieure de l'écran)

Sélection client

La partie Sélection client permet de choisir les clients qui ferront partie de la proposition.

Paramètre	Descriptions
N° client de ... à	Permet de spécifier le/les clients.
Nom client de ... à	Permet de spécifier le/les clients.
Adr fact. de ... à	Permet de spécifier une plage d'adresse de facturation.
Adr livr. de ... à	Permet de spécifier une plage d'adresse de livraison.
Tri des clients	Ordre dans lequel appartaitront les clients dans la proposition et les rappels générés.
Rupture de page suivant adresse de facturation	Si coché, un document de rappel sera généré par adresse de facturation.
Rupture de page suivant adresse de livraison	Si coché, un document de rappel sera généré par adresse de livraison.
Sélection client	Permet de spécifier une sélection de client.
Rétablir	Réinitialiser les différents champs de saisie.

Info

Laisser vide pour ne pas utiliser.
La liste des paramètres peut évoluer.

Sélection document

La partie Sélection document permet d'affiner la rechercher des documents à inclure dans la proposition.

Paramètre	Descriptions
Date traitement	Est la date qui va servir de référence pour le calcul des documents échux.
N° document de ... à	Permet de spécifier le/les documents.
Date document de ... à	Permet de spécifier une plage de date de document.
Date de paiement de ... à	Permet de spécifier une plage de date de paiement.
Délais avant 1er Rappel	Nombre de jour entre la date d'échéance et le 1er Rappel.
Délais avant 2ième Rappel	Nombre de jour entre le 1er et le 2ième Rappel.
Délais avant 3ième Rappel	Nombre de jour enre le 2ième et le 3ième Rappel.
Délais avant 4ème Rappel	Nombre de jour entre le 3ième et le 4ième Rappel.
Délais avant Rappel suivant	Nombre de jour entre le 4ième et le Xième. Rappel Nombre de jour entre le X et Xième +1 Rappel.
Délais avant Recouvrement:	Nombre de jour entre le rappel Max et le Recouvrement.
Montant Minimum:	Est le montant Minimum que doit atteindre le rappel pour être dans la proposition.
Recouvrement après X Rappel:	Défini le nombre maximum de rappel avant Recouvrement.
N° de reppport	Permet de spécifier le report Azur à utiliser pour la génération des Rappels.
Nb jour avant annulation auto	Est le nombre de jour qui défini la validité d'une proposition de rappel précédement crée.
Sélection/ clients	Seulemenet ceux avec un total échu positif.
Sélection/ clients	Seulemenet ceux avec un total général positif.
Sélection/ clients	Ajouter documents non échus.
Mode rappel	Une lettre par code rappel Pour un "client" donné, tous les documents qui correspondent au même code rappel seront regroupés dans la même lettre de rappel. Ainsi, le client recevra autant de lettres qu'il y a de codes rappel différents à son compte.
Mode rappel	Une seule lettre avec le plus petit code rappel Tous les documents d'un "client" sont regroupés dans une même lettre avec l'entête du plus petit code rappel.
Mode rappel	Une seule lettre avec le plus grand code rappel Tous les documents d'un "client" sont regroupés dans une même lettre avec l'entête du plus grand code rappel.
Tri des documents	Ordre dans lequel appartaitront les documents dans la proposition et les rappels générés.

TipPour plus d'information concernant le recouvrement client, vous pouvez consulter le site de justice.public.lu .

Info

Nous utilisons client entre " car il ne s'agit pas toujours du client proprement parlé mais cela peut varier suivant le regroupage effectué dans la partie Sélection client.
Laisser vide pour ne pas utiliser.
La liste des paramètres peut évoluer.

Actions

Dans la partie de droite, vous avez les différentes actions.

Actions	Descriptions
	Mes paramètres (charger)
	Paramètres standard (charger)
	Paramètres service (charger)
	Mes paramètres (sauver)
	Paramètres standard (sauver)
	Paramètres défaut (sauver)
	Paramètres service (sauver)
	Générer proposition

TipLa liste des actions est susceptible d'évoluer au fil du temps.

Mes paramètres (charger)

Permet de charger mes paramètres préalablement enregistrés.

Paramètres standard (charger)

Permet de charger les pramètres standard préalablement enregistrés.

Paramètres service (charger)

Permet de charger les paramètres "service" préalablement enregistrés.

Mes paramètres (sauver)

Permet d'enregistrer mes paramètres.

Paramètres standard (sauver)

Permet d'enregistrer les paramètres comme paramètres "standard".

Paramètres défaut (sauver)

Permet d'enregistrer les paramètres comme paramètres "par défaut".

Paramètres service (sauver)

Permet d'enregistrer les paramètres comme paramètres pour une génération par service.

TipAzur Rappel 2.0 permet aux utilisateurs d'enregistrer des jeux de paramètres et de les planifier pour une exécution automatique. Dès lors, il est possible d'automatiser des proposition de rappel. Exemple: Il sera possible de demander à Azur de générer une proposition de Rappel tous les jours à 7H30 pour les clients qui sont dans une sélection et qui ont un document échu.

Plus d'infos

Générer proposition

Permet de générer une proposition manuellement sur base des paramètres.

InfoUne fois la proposition générée, l'utilisateur sera dirigé vers l'onglet "Propositions".

Propositions

Proposition en cours

Dans la partie de gauche, vous retrouvez la liste des propositions qui sont toujours "En cours" dans le système.

Liste des clients

Dans la partie supérieure du milieu de l'écran, vous avez la liste des clients (triés et regroupés suivant les paramètres utilisés pour générer la proposition).

Liste des documents

Dans la partie inférieure du milieu de l'écran, vous avez la liste des documents pour le client actif dans la "Liste des clients".

Actions

Dans la partie de droite, vous avez les différentes actions.

Actions	Descriptions
	Report
	Annuler proposition
	Message client
	Gestion liasse
	Plus de rappel (client)
	Générer Rappels
	Plus de rappel (document)

TipLa liste des actions est susceptible d'évoluer au fil du temps.

Report

Permet de visualiser un report avec l'ensemble de la proposition avant de générer les rappels

InfoUn exemplaire de ce report sera automatiquement généré et enregistré dans le DMS lors de la validation de la propostion. Cet exemplaire sera consultable via l'onglet "Historique".

Annuler proposition

Permet simplement d'annuler une proposition

Message client

Permet à l'utilisateur de saisir un message qui sera transmis au client si le rappel est envoyé par email.

InfoLe texte sera ajouté dans la section "TEXTE_LIBRE" de l'email envoyé au client.

InfoCette action est aussi réalisable dans l'onglet historique.

Gestion liasse

Permet à l'utilisateur de constituer une liasse de documents à inclure en pièce jointe lors de l'envoi du rappel par email. Plus d'infos

Plus de rappel (client)

Permet de configurer le client pour qu'il ne reçoive plus de rappel. Il sera toujours possible de chager cette modification via le programme 321. Le client sera toujours visible dans la propostion, les rappels ne seront pas générés pour lui.

Générer Rappels

Permet de générer les rappels sur base de la propostion.

WarningCette action modifiera le status de la propostion. Un service va prendre le relais et générer les rappels. Une fois que celui-ci aura terminé, l'utilisateur sera redirigé vers l'onglet Historique. De plus, le service envera une notification à chaques étapes. Cette notification sera visible dans le volet "Log" de l'écran.Le service génèrera les rappels dans le DMS du/des client(s). Le traitement des documents qui sont générés par le service se fait dans la partie Historique

Illustration du volet "Log"

Plus de rappel (document)

Permet de configurer le document pour qu'il ne reçoive plus de rappel. Le document sera toujours visible dans la propostion, les rappels ne seront pas générés pour lui.

Sélection - Désélection

Permet de sélectionner - désélectionner automatiquement tous les "clients" de la proposition.

Légende

Sélectionné: en vert, les "clients" sélectionné dans la proposition pour la génération des rappels.
Non sélectionné: en jaune, les "clients" non sélectionné dans la proposition pour la génération des rappels.
Pas de rappel: en rouge, les "clients" qui sont enlevés de la proposition. (Le client ou le document est taggé "plus de rappel").

Historique

Liste des propositions

Dans la partie de gauche de l'écran, vous trouverez la liste des propositions validées

Ok: reprend les propositions validées corretement traitées par le service, c'est à dire les propositions qui ont générés les rappels
En cours: reprend les propositions qui doivent être traitées par le service de génération des rappels
En erreur: reprend les propositions qui ont eu un soucis dans le service de génération des rappels
Annulé: reprend les protpositions qui ont été annulées

Détail - client

Dans la partie centrale supérieur, vous trouverez une ligne par client / groupement.

Une ligne correspond à un document "Rappel".

WarningIl se peut qu'il y ait plusieurs ligne par client. En effet, cela dépendra des paramètres qui ont été utilisés pour générer la proposition de rappel.

Liste des documents / clients

Dans la partie inférieure du milieu de l'écran, vous avez la liste des documents pour le client actif dans la partie "Détail - client".

Il s'agit de la liste des documents qui figureront dans le document "Rappel".

Actions

Dans la partie de droite, vous avez les différentes actions.

Actions	Descriptions
	Voir proposition
	Voir rappel
	Message client
	Gestion liasse
	Imprimer
	Imprimer sélection
	Email
	Email sélection
	Edition email
	eInvoicing
	Regénérer Rappels

TipLa liste des actions est susceptible d'évoluer au fil du temps.

Voir proposition

Permet de visualiser la proposition validée via un pdf enregistré dans le DMS.

Voir rappel

Permet de visualiser le document "Rappel" pour la ligne active dans "Détail - client".

Message client

Permet à l'utilisateur de saisir un message qui sera transmis au client si le rappel est envoyé par email.

InfoLe texte sera ajouté dans la section "TEXTE_LIBRE" de l'email envoyé au client.

Gestion liasse

Permet à l'utilisateur de constituer une liasse de documents à inclure en pièce jointe lors de l'envoi du rappel par email. Plus d'infos

Imprimer - Imprimer sélection

Pour l'impression, deux possibilités s'offrent à vous:

Sélectionnez l'imprimante souhaitée et cliquer sur imprimer ou imprimer sélection.
Cocher exportation, définir l'emplassement et clique sur imprimer ou imprimer sélection.

Si vous cliquez sur imprimer sélection, la liste des clients sélectionnés (CTRL + CLICK) dans la liste "Détail - client" seront traités.

Email - Email sélection

Pour l'envoi des rappels par email, le programme d'eInvoicing sera démarré en arrière plan. Toute la configuration du programme d'eInvoincing sera utilisés pour envoyer l'email:

L'adresse email d'expédition
Le contenu de l'email
Les informations du serveur mail
...

Edition email

Cette action va vous permettre d'éditer la/les adresses emails du client actif dans la liste "Détail - client".

InfoLe programme eInvoicing va être chargé automatiqument, l'utilisateur va arriver sur la page de gestion de l'annuaire simplie, le client sera déja chargé.Vous pourrez définir cet écran:

L'adresse email du client
L'adresse email du client spécifique pour les documents (Factures, Bon de livraison,...)
L'adresse email du client pour l'envoi des rappels

eInvoicing

Cette action va charger l'écran eInvoincing en mode Rappel 2.0 et chargera automatiquement la proposition de rappel.

Regénérer Rappels

Cette action vous permet, en cas de soucis, de regénérer les rappels de la proposition active dans la liste "Historique".

Gestion liasse

La gestion liasse permet à l'utilisateur de regrouper un ensemble de document qui seront ajouté à l'email envoyé au client avec le rappel.

Desctription

Dans la grille de gauche de l'écran, vous pouvez voir la liste des documents qui seront joint à l'email de rappel (en plus du PDF de rappel). Dans la grille de droite, vous pouvez voir la liste des documents DMS du client.